GuestConnect – Automatisierte Nachrichten

Was sind automatisierte Nachrichten?

Automatisierte Nachrichten sind die zentrale Funktion des GuestConnect-Tools von Holidu. Sie ermöglichen es Ihnen, personalisierte und mehrsprachige Nachrichten automatisch an Ihre Gäste zu versenden. Dabei erfolgt der Versand zu wichtigen Zeitpunkten während des Buchungsprozesses – zum Beispiel nach der Buchungsbestätigung, kurz vor der Anreise oder nach der Abreise.

Warum automatisierte Nachrichten nutzen?

• Sparen Sie jeden Monat wertvolle Zeit.
• Stellen Sie sicher, dass jeder Gast stets konsistente und professionelle Informationen erhält.
• Überwinden Sie Sprachbarrieren dank automatischer Übersetzungen.
• Erhalten Sie stets die volle Kontrolle über den Inhalt und den Versandzeitpunkt Ihrer Nachrichten.
• Gewährleisten Sie vollständige DSGVO-Konformität.

Zentrale Vorteile

• Trigger-basierter Versand – Nachrichten werden automatisch ausgelöst und versendet, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt (z. B. Ankunft oder Abreise). So erhalten Ihre Gäste stets rechtzeitig alle wichtigen Informationen.
• E-Mail mit Gastgeber-Signatur – Ihr Name, Ihre Firmendaten und E-Mail-Adresse werden automatisch hinzugefügt. Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit und hinterlassen gleichzeitig einen professionellen Eindruck.
• Direkte Antworten von Gästen (bei Holidu- und Direktbuchungen) – Gäste, die über Holidu oder Ihre eigene Website buchen, können direkt auf Ihre Nachrichten antworten. Dies ermöglicht eine schnelle, unkomplizierte und persönliche Kommunikation ohne Umwege.
• Personalisierter Absendername – Der von Ihnen gewählte Absendername wird im Posteingang des Gastes angezeigt – das schafft Vertrauen und sorgt für eine schnelle Wiedererkennung Ihrer Nachrichten.
• Automatische Übersetzung – Die Nachrichten werden automatisch in der bevorzugten Sprache des Gastes versendet, um eine reibungslose Kommunikation ohne Sprachbarrieren sicherzustellen.
• Vorlagen für spezifische Objekte – Sie können individuelle Nachrichten für jede Unterkunft erstellen oder eine universelle Vorlage für alle verwenden.
• Ansicht der Vorlage – Verschaffen Sie sich vor dem Versand einen genauen Überblick, wie Ihre Nachricht in unterschiedlichen Sprachen und auf verschiedenen Kanälen dargestellt wird.
• Vorlagen-Duplikation – bestehende Vorlagen lassen sich einfach kopieren und individuell anpassen, um die Einrichtung für mehrere Objekte effizient und zeitsparend zu gestalten.
• GDPR-konforme Blockliste – Schließen Sie bestimmte Buchungen vom automatischen Versand aus, um die Einhaltung der Datenschutzvorgaben sicherzustellen und die volle Kontrolle zu behalten.
• Personalisierte Anrede – Für eine individuelle und wertschätzende Ansprache wird der Name des Gastes automatisch in die Begrüßung integriert.

Funktionsweise

1. Zugriff auf GuestConnect
   1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Konto an.
   2. Navigieren Sie zu Mehr > GuestConnect und wählen Sie den Bereich automatisierte Nachrichten aus.
2. Vorlage erstellen oder bearbeiten
   1. Wählen Sie den passenden Trigger aus (z. B. Buchungsbestätigung, Ankunft, Abreise).
   2. Verfassen Sie Ihre Nachricht in Ihrer bevorzugten Sprache – diese wird automatisch für den Gast übersetzt.
   3. Fügen Sie dynamische Felder hinzu, wie etwa den Namen des Gastes, um die Nachricht zu personalisieren.
   4. Betrachten Sie eine Vorschau Ihrer Nachricht in allen unterstützten Sprachen und Kanälen.
3. Vorlage zuweisen
   1. Weisen Sie die Vorlage einer oder mehreren Unterkünften zu.
   2. Nutzen Sie die Duplikationsfunktion, um Vorlagen schnell für weitere Objekte anzupassen.
4. Versand aktivieren
   1. Nach der Aktivierung werden die Nachrichten automatisch versendet, sobald der gewählte Trigger ausgelöst wird.
   2. Bei Buchungen über Airbnb und Booking.com erscheinen die Nachrichten im Chatverlauf des Gastes – direkte Antworten sind hier jedoch nicht möglich.
5. Überwachen und Anpassen
   1. Überprüfen Sie Ihre Vorlagen regelmäßig, um Inhalte aktuell zu halten.
   2. Nutzen Sie die Blockliste, um bei Bedarf den Versand für bestimmte Buchungen oder Gäste zu deaktivieren.

Wissenswertes

• Antworten der Gäste sind nur bei Buchungen über Holidu möglich. Gäste von anderen Plattformen erhalten Ihre Nachrichten zwar, können jedoch nicht direkt darauf antworten.
• Automatische Übersetzungen richten sich nach der bevorzugten Buchungssprache des Gastes.
• Sie können Ihre Vorlagen jederzeit anpassen; alle Änderungen gelten für zukünftige Nachrichten
• Das Kanal-spezifische Format sorgt dafür, dass Ihre Nachrichten in jedem Medium professionell dargestellt werden.
• Die Blockliste unterstützt Sie dabei, GDPR-konform zu bleiben, indem sie gezielte Ausschlüsse bestimmter Buchungen ermöglicht.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich automatisierte Nachrichten ausschalten?
Ja, die Automatisierung kann für jede Vorlage oder Unterkunft jederzeit ein- und ausgeschaltet werden.

Was passiert, wenn ich falsche Details sende?
Sie können die Vorlage jederzeit aktualisieren. Alle zukünftigen, noch nicht versendeten Nachrichten werden dann mit der neuen Version verschickt.

Kann ich Antworten auf meine Nachrichten erhalten?
Antworten sind nur bei Buchungen über Holidu-E-Mail möglich. Bei Buchungen über Plattformen wie Airbnb oder Booking.com können Gäste nicht direkt auf Ihre Nachrichten antworten.

Werden Gäste merken, dass die Nachrichten automatisiert sind?
Nein, die Nachrichten wirken persönlich und professionell – wie eine individuelle E-Mail von Ihnen.

Kann ich für verschiedene Unterkünfte unterschiedliche Nachrichten verwenden?
Ja, Sie können individuelle Vorlagen für jede Unterkunft erstellen oder eine Vorlage für alle nutzen.

Warum automatisierte Nachrichten verwenden?

Automatisierte Nachrichten sind ideal, wenn Sie:

• Wiederkehrende Verwaltungsaufgaben reduzieren möchten.
• Internationale Gäste empfangen.
• Mehrere Unterkünfte verwalten.
• Wert auf eine konsistente und hochwertige Kommunikation legen – bei minimalem Aufwand.

Sie entscheiden, welche Nachrichten zu welchem Zeitpunkt verschickt werden, während Holidu die automatische Zustellung für Sie übernimmt. Dadurch sparen Sie Zeit und können sich voll und ganz darauf konzentrieren, Ihre Gäste herzlich willkommen zu heißen.