Wichtiger Hinweis: Diese Funktion befindet sich derzeit in der Erweiterungsphase und ist möglicherweise noch nicht in allen Ländern verfügbar. Wenn Sie Ihre zuständige Behörde in der Konfiguration nicht finden können, bedeutet dies, dass die Funktion in Ihrem Land noch nicht verfügbar ist.

Was ist die Online-Check-in-Funktion?

Die Online-Check-in-Funktion automatisiert den Prozess der Gästregistrierung bei den lokalen Behörden. Nach einer Buchung erhalten Ihre Gäste ein Online-Formular, in dem sie ihre persönlichen Daten eingeben können. Holidu verwaltet die Datenerfassung und den Transfer zu den zuständigen Behörden vollautomatisch – ganz ohne manuelle Eingabe in Behördensysteme.

Warum benötigen Sie diese Funktion?

In vielen Ländern (wie Spanien, Italien, Portugal und Deutschland) sind Gastgeber gesetzlich verpflichtet, die Daten aller Gäste kurz nach dem Check-in bei den lokalen Behörden anzumelden. Diese Regelung trägt zur Sicherheit, Rückverfolgbarkeit und Einhaltung lokaler Gesetze bei. Nichtbeachtung dieser Vorschriften kann zu Strafen oder Bußgeldern führen.

Wie profitieren Sie vom automatischen Transfer?

Die Online-Check-in-Funktion bietet Ihnen folgende Vorteile:

• Rechtliche Compliance mit minimalem Aufwand
• Automatischer Gästdatentransfer zur zuständigen Behörde
• Digitales Gästebuch, das Sie jederzeit herunterladen können
• Eingebaute Erinnerungen und Gastkommunikation
• Völlig kostenlos für Holidu-Gastgeber
• Sichere und datenschutzkonforme Verwaltung sensibler Gästdaten

Wie richten Sie die Funktion ein?

Vor der Aktivierung der Funktion in Ihrem Holidu-Account müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde registrieren. Holidu unterstützt derzeit Spanien, Portugal, Deutschland und arbeitet daran, Italien in Kürze hinzuzufügen.

Region	Behörde	Anleitung
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	Mit SES.Hospedajes verbinden
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Mit Mossos verbinden
Baskenland	Ertzaintza	Mit Ertzaintza verbinden
Portugal	SIBA	Mit SEF/SIBA verbinden
Deutschland	AVS	Unterkunft mit AVS verbinden
Italien	Alloggiati Web (derzeit pausiert)	Guest Check-in in Italien

Nachdem Sie Ihre Zugangsdaten erhalten haben, folgen Sie dieser Anleitung zur Einrichtung der Online-Check-in-Funktion.

Wie funktioniert es für Ihre Gäste?

Nach Abschluss der Einrichtung läuft der Prozess für Ihre Gäste wie folgt ab:

1. Nach einer Buchung erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder eine Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular.
2. Der Gast füllt die Details für alle Reisenden aus, einschließlich Dokumentenscans (Pass oder Personalausweis). Dieser Vorgang muss für jeden Reisenden wiederholt werden.
3. Die Daten werden sicher übermittelt und im System gespeichert.
4. Wenn ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden automatische Erinnerungen versendet. Falls Ihre Gäste nicht mitarbeiten, können Sie die Daten auch selbst für sie eintragen.

Um 23:00 Uhr am Check-in-Tag werden die Gästdaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

Wie laden Sie Ihr Gästebuch herunter?

1. Gehen Sie zur Online-Check-in-Funktion
2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch benötigen, auf „Details"

1. Finden Sie im oberen Bereich des geöffneten Pop-ups die Buchung mit dem Namen des Hauptgastes, klicken Sie darauf, und Sie finden die Schaltfläche „Alle herunterladen".

Häufig gestellte Fragen

Warum bietet Holidu diese Funktion an?

Das lokale Gesetz verlangt von Gastgebern, alle Gäste bei den lokalen Behörden anzumelden. Dieses Tool automatisiert den Prozess, gewährleistet Rechtssicherheit und spart Zeit für Gastgeber.

Welche Behörden kann ich verbinden?

Das hängt von Ihrer Region ab. Sie sollten sich mit der zuständigen Behörde Ihres Landes und Ihrer Region verbinden.

Ist die Registrierung bei den Behörden obligatorisch?

Ja.

Kann ich diese Funktion für alle Buchungsarten nutzen?

Nur Buchungen, die über von Holidu unterstützte Kanäle erstellt wurden, sind berechtigt. Manuelle Buchungen und iCal-basierte Importe werden nicht unterstützt.

Kann ich Gästdaten aus früheren Reservierungen übermitteln?

Nein. Das Online-Formular wird nur für zukünftige Buchungen aktiviert. Reservierungen, die vor der Aktivierung der Polizeiverbindung getätigt wurden, sind nicht enthalten. Sie müssen diese manuell im Portal Ihrer zuständigen Behörde registrieren.

Welche Gästdaten werden erfasst und übermittelt?

Persönliche Daten (Name, Geburtsdatum, Nationalität, Ausweistyp/-nummer usw.). Für den Gastgeber sind nur minimal erforderliche Daten sichtbar (Name, Alter). Vollständige Daten werden sicher an die Behörden übermittelt.

Habe ich Zugriff auf die Gästdaten?

Wir zeigen Gastgebern nur die Namen und das Alter der Gäste, was die erforderliche Information für das Gästebuch ist. Wir zeigen keine zusätzlichen Informationen wie Ausweißnummern.

Was passiert, wenn Gäste ihre Informationen bereitstellen und dann die Reservierung stornieren?

Wenn der Gast seine Reservierung storniert, werden die Daten nicht an die Behörden übermittelt.

Erhalte ich eine Benachrichtigung, wenn Gäste ihre Daten bereitstellen?

In diesen Fällen senden wir keine Benachrichtigungen. Sie können jedoch sehen, ob die Gäste ihre Daten für jede Reservierung bereitgestellt haben.

Müssen Kinder registriert werden?

Ja, alle Gäste müssen unabhängig vom Alter registriert werden. Für spanische Minderjährige unter 14 Jahren sind Ausweißnummer und Unterschrift nicht erforderlich, aber die Beziehung des verantwortlichen Erwachsenen muss erfasst werden.

Was passiert, wenn Gäste das Formular nicht ausfüllen?

Sie erhalten eine automatische Erinnerung 5 Tage vor dem Ankunftstag. Wenn es immer noch unvollständig ist, kann der Gastgeber entweder:

• Das Formular in Anwesenheit des Gastes manuell ausfüllen
• Den Link erneut versenden

Die Daten müssen vor 23:00 Uhr am Check-in-Tag übermittelt werden, um von unserer automatisierten Verbindung zu profitieren.

Kann ich das Formular für meine Gäste ausfüllen?

Ja, direkt über die Buchungsdetailseite. Sie können auch während des Check-ins ihre Ausweißnummer scannen oder Daten manuell eingeben.

Kann ich Daten nach der Übermittlung ändern?

Nein. Sobald die Daten an die Behörde übermittelt wurden, können sie nicht bearbeitet werden. Bei einem Fehler wenden Sie sich an den Holidu-Support oder geben Sie die Daten manuell direkt im Behördenportal erneut ein.

Wann werden die Daten an die Behörde übermittelt?

Automatisch um 23:00 Uhr am Check-in-Tag. Gastgeber sind dafür verantwortlich, dass die Daten zu diesem Zeitpunkt vollständig sind.

Haben Mitarbeiter Zugriff auf diese Funktion?

Nein. Nur Hauptkonten (mit Bearbeitungsrechten) können Verbindungen konfigurieren. Mitarbeiter können das Formular in den Buchungsdetails sehen, können es aber nicht aktivieren oder verwalten.

Was passiert, wenn sich meine Anmeldedaten bei der Behörde ändern oder ablaufen?

Sie müssen diese in Holidu manuell aktualisieren. Abgelaufene Passwörter können zu einem fehlgeschlagenen Datentransfer führen. Überprüfen Sie immer den Verbindungsstatus im Bereich „Konto".

Ist das Gästebuch gesetzlich vorgeschrieben?

Ja. Das Gästebuch dient als Ihr digitales Protokoll für Polizeichecks und muss 3 Jahre lang aufbewahrt werden, wie in Real Decreto 933/2021 vorgeschrieben.

Funktioniert dies für Multi-Unit-Immobilien?

Dies würde für Multi-Unit-Immobilien funktionieren, die Konfiguration muss jedoch separat für jede Einheit abgeschlossen werden. Derzeit gibt es keine Option, die Konfiguration auf alle Einheiten gleichzeitig anzuwenden.