So richten Sie die Online-Check-in-Funktion ein und verwalten sie

In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen, wie Sie die Online-Check-in-Funktion über Ihr Holidu-Portal einrichten und korrekt verwalten.

1. Registrierung beim zuständigen Behördenportal

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde anmelden. Je nach Region gibt es unterschiedliche Optionen:

Region	Behörde	Richtlinien
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	Wie man sich mit SES.Hospedajes verbindet
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Mit Mossos verbinden
Baskenland	Ertzaintza	Mit Ertzaintza verbinden
Portugal	SIBA	Wie man sich mit SEF/SIBA verbindet
Deutschland	AVS	Wie man Ihre Unterkunft mit AVS verbindet
Italien	Alloggiati Web (derzeit pausiert)	Guest Check-in-Funktion in Italien | Statistische Meldung in Italien

Bitte beachten Sie, dass dies obligatorisch ist, um mit den folgenden Schritten fortfahren zu können. Nach der Registrierung erhalten Sie einen Benutzernamen, ein Passwort und in einigen Fällen einen Vermieter- oder Unterkunftscode, den Sie in Ihr Holidu-Konto eingeben, um die Verbindung herzustellen.

2. Wie verbinde ich meine Unterkunft mit der Behörde über die Online-Check-in-Funktion

1. Klicken Sie in der Holidu-App auf das Holidu-Logo und wählen Sie den Bereich „Konto". Klicken Sie auf die Schaltfläche „Konfigurieren" im Bereich „Online-Gästeanmeldung".
   
2. Sie sehen hier Ihre Liste der Unterkünfte. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Konfigurieren" neben der Unterkunft, die Sie mit der Polizei oder Behörde verbinden möchten.
   
3. Ein Bildschirm wird angezeigt, auf dem eine Liste Ihrer Unterkünfte zu sehen ist. Sie können den Verbindungsstatus für jede Unterkunft sehen und auf die spezifische Unterkunft klicken, die Sie verbinden möchten.
   
4. Es wird ein Formular angezeigt, das Sie mit den Details des Landes ausfüllen müssen, in dem sich die Unterkunft befindet.
   
5. Scrollen Sie nach unten, klicken Sie auf „Automatisches Senden an Polizei aktivieren", wählen Sie die richtige Behörde aus und geben Sie Ihren Benutzernamen, Ihr Passwort und alle erforderlichen Anmeldedaten in die Felder ein. Verwenden Sie hier nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten, sondern die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer Behörde erhalten haben.
   
6. Klicken Sie auf „Validieren".
7. Nach erfolgreicher Aktivierung klicken Sie am Ende des Formulars auf „Änderungen speichern".
8. Wenn keine Fehlermeldung angezeigt wird, ist Ihre Unterkunft nun mit Ihrer zuständigen Behörde verbunden.
9. Um Fehler zu vermeiden, stellen Sie bitte sicher, dass:
   • Sie den richtigen Steuernummer des Inhabers verwenden. Dies ist entweder Ihre Ausweisnummer oder die NIE, wenn Sie nicht spanisch sind
   • Sie Ihre vollständige Ausweisnummer oder NIE-Nummer eingeben, einschließlich aller Nullen
   • Sie die Anmeldedaten verwenden, die Sie von Ihrer lokalen Behörde erhalten haben, nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten
10. Sie können das Formular jetzt schließen und sehen, dass die Verbindung aktiv ist.

3. Wie funktioniert es?

Nach Abschluss der Einrichtung funktioniert das System automatisch. Dies ist zu erwarten:

3.1 Prozess für den Gast

1. Nach der Buchung erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder eine Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular.
   
2. Der Gast füllt Details für alle Reisenden aus, einschließlich Dokumentscans (Pass oder Ausweis). Dieser Prozess muss für jeden Reisenden wiederholt werden.
3. Die Daten werden dann sicher übermittelt und im System gespeichert.
4. Wenn ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden zusätzliche Erinnerungen gesendet, um ihn an seine Pflichten zu erinnern. Falls sich Ihre Gäste nicht einhalten, können Sie die Daten jederzeit für sie ausfüllen.

⏰ Um 23:00 Uhr am Tag der Ankunft werden die Gästedaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

3.2 Wie man den Status auf der Buchungsseite erkennt

In den Buchungsdetails zeigen wir den Status für jede Buchung wie folgt an:

Status	Symbol/Beschriftung	Bedeutung	Empfohlene Maßnahme
Alle Gäste registriert		Der Gast hat alle erforderlichen Informationen eingegeben; Daten sind bereit zur Übermittlung (falls zutreffend).	Keine Maßnahme erforderlich; Details überprüfen, wenn lokale Regeln eine Überprüfung erfordern.
Gast-Check-in ausstehend		Der Gast hat noch nicht alle erforderlichen Felder ausgefüllt.	Kontaktieren Sie den Gast, um fehlende Details zu ergänzen.
Polizeimitteilung erfolgreich		Gästedaten wurden wie erforderlich an die Behörden übermittelt.	Fahren Sie mit standardmäßiger Kommunikation vor der Ankunft fort.
Polizeimitteilung fehlgeschlagen		Während der Datenübermittlung an die Behörden ist ein Fehler aufgetreten.	Überprüfen Sie die Datenintegrität; eskalieren Sie an den Support, wenn das Problem bestehen bleibt.

Wichtiger Hinweis: Falls die Datenübertragung aufgrund einer fehlerhaften Verbindungseinrichtung fehlgeschlagen ist, ist es notwendig, die Verbindung zu den Behörden zu reparieren, die Gästeninformationen zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass keine Felder leer sind, und dann nach der Korrektur die Option zum manuellen Erneuten Senden zu verwenden.

4. Wie lade ich das Gästebuch herunter?

1. Gehen Sie zur Online-Check-in-Funktion
2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch benötigen, auf „Details".
   
3. Im oberen Bereich des sich öffnenden Popup-Fensters finden Sie die Buchung mit dem Namen des Hauptgastes, klicken Sie darauf, dann finden