Wichtiger Hinweis: Diese Funktion befindet sich derzeit in der Expansionsphase und ist möglicherweise noch nicht in allen Ländern verfügbar. Wenn Sie Ihre zuständige Behörde in der Konfiguration nicht finden können, bedeutet dies, dass die Funktion für Ihr Land noch nicht verfügbar ist.

Was ist die Online-Check-in-Funktion?

Die Online-Check-in-Funktion ist ein automatisiertes System, das es Ihnen ermöglicht, Gasttaten digital zu erfassen und an die zuständigen lokalen Behörden zu übermitteln. Nach der Buchung erhalten Ihre Gäste einen Link zu einem sicheren Online-Formular, in dem sie ihre persönlichen Daten und Dokumentinformationen eingeben können. Diese Daten werden dann automatisch an die relevante Behörde übertragen.

Warum müssen Sie das tun?

In vielen Ländern wie Spanien, Italien, Portugal und Deutschland sind Gastgeber gesetzlich verpflichtet, die Informationen aller Gäste kurz nach ihrer Ankunft bei den lokalen Behörden zu registrieren. Diese Vorschrift trägt zur Sicherheit, Rückverfolgbarkeit und Einhaltung lokaler Gesetze bei. Die Nichtbeachtung dieser Vorschriften kann zu Strafen oder Geldstrafen führen. Deshalb ist es entscheidend, ein zuverlässiges System zu haben.

Wie profitieren Sie von der automatischen Übertragung?

Die Online-Check-in-Funktion in Ihrem Holidu-Konto automatisiert diesen Prozess vollständig. Ihre wichtigsten Vorteile:

• Einhaltung der rechtlichen Anforderungen mit minimalem Aufwand
• Automatische Übertragung der Gastdaten an die zuständige Behörde
• Digitales Gästebuch, das Sie jederzeit zur Kontrolle herunterladen können
• Automatische Erinnerungen und Gastkommunikation
• 100% kostenlos für Holidu-Gastgeber
• Sichere und datenschutzkonforme Bearbeitung sensibler Gastdaten

Wie richten Sie es ein?

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde registrieren. Wir unterstützen derzeit Spanien, Portugal, Deutschland und arbeiten daran, Italien bald hinzuzufügen.

Region	Behörde	Richtlinien
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	Verbindung zu SES.Hospedajes herstellen
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Verbindung zu Mossos herstellen
Baskenland	Ertzaintza	Verbindung zu Ertzaintza herstellen
Portugal	SIBA	Verbindung zu SEF/SIBA herstellen
Deutschland	AVS	Ihre Unterkunft mit AVS verbinden
Italien	Alloggiati Web (derzeit unterbrochen)	Online-Check-in-Funktion in Italien | Statistische Berichterstattung in Italien

Nachdem Sie Ihre Anmeldedaten haben, folgen Sie diesem Artikel, um Ihre Online-Check-in-Funktion einzurichten.

Wie funktioniert es für Ihre Gäste?

Nach der Aktivierung können Sie mit folgendem Ablauf rechnen:

1. Nach der Buchung erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular.
2. Der Gast füllt Details für alle Reisenden aus, einschließlich Dokumentscans (Reisepass oder Ausweis). Dieser Vorgang muss für alle mitreisenden Personen wiederholt werden.
3. Die Daten werden dann sicher übermittelt und im System gespeichert.
4. Falls ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden zusätzliche Erinnerungen versendet. Falls Ihre Gäste nicht entsprechen, können Sie die Daten jederzeit für sie ausfüllen.

Zeitpunkt der Übermittlung: Um 23:00 Uhr am Check-in-Tag werden die Gastdaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

Wie können Sie Ihr Gästebuch herunterladen?

1. Gehen Sie zur Online-Check-in-Funktion
2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch benötigen, auf „Details"

1. Suchen Sie im oberen Bereich des Popup-Fensters nach der Buchung mit dem Namen des Hauptgastes, klicken Sie darauf, und Sie finden den Button „Alle herunterladen".

Häufig gestellte Fragen

Warum bietet Holidu diese Funktion an?

Das lokale Recht verpflichtet Gastgeber, alle Gäste bei den lokalen Behörden zu registrieren. Dieses Tool automatisiert den Prozess, gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und spart Zeit.

Zu welchen Behörden kann ich eine Verbindung herstellen?

Dies hängt von Ihrer Region ab. Sie sollten sich mit der zuständigen Behörde für Ihr Land und Ihre Region verbinden.

Ist die Registrierung bei den Behörden obligatorisch?

Ja.

Kann ich diese Funktion für alle Arten von Buchungen nutzen?

Nur Buchungen, die über von Holidu unterstützte Kanäle erstellt wurden, sind berechtigt. Manuelle Buchungen und iCal-basierte Importe werden nicht unterstützt.

Kann ich Gastdaten aus früheren Reservierungen übermitteln?

Nein. Das Online-Formular wird nur für zukünftige Buchungen ausgelöst. Reservierungen, die vor der Aktivierung der Polizeiverbindung getätigt wurden, sind nicht enthalten. Sie müssen diese manuell im Portal Ihrer zuständigen Behörde registrieren.

Welche Gastdaten werden erfasst und übermittelt?

Persönliche Daten (Name, Geburtsdatum, Nationalität, Ausweistyp/Nummer usw.). Nur minimal erforderliche Daten sind für den Gastgeber sichtbar (Name, Alter). Vollständige Daten werden sicher an die Behörden übermittelt.

Habe ich Zugriff auf die Gastdaten?

Wir zeigen den Gastgebern nur die Namen und das Alter der Gäste an, was die erforderlichen Informationen für das Gästebuch sind. Wir zeigen keine zusätzlichen Informationen wie Ausweisummern an.

Was passiert, wenn Gäste ihre Informationen bereitstellen und dann die Reservierung stornieren?

Falls der Gast seine Reservierung storniert, werden die Daten nicht an die Behörden übermittelt.

Erhalte ich eine Benachrichtigung, wenn Gäste ihre Daten bereitstellen?

Wir senden in diesen Fällen keine Benachrichtigungen. Sie können jedoch für jede Reservierung sehen, ob die Gäste ihre Daten bereitgestellt haben.

Müssen auch Kinder registriert werden?

Ja, alle Gäste müssen registriert werden, unabhängig vom Alter. Für spanische Minderjährige unter 14 Jahren sind Ausweisdaten und Unterschrift nicht erforderlich, aber die Beziehung des verantwortlichen Erwachsenen muss verzeichnet werden.

Was passiert, wenn Gäste das Formular nicht ausfüllen?

Sie erhalten eine automatische Erinnerung 5 Tage vor der Ankunft. Falls immer noch nicht vollständig, kann der Gastgeber entweder:

• Das Formular in Gegenwart des Gastes manuell ausfüllen
• Den Link erneut versendet

Daten müssen vor 23:00 Uhr am Check-in-Tag übermittelt werden, um von unserer automatisierten Verbindung zu profitieren.

Kann ich das Formular für meine Gäste ausfüllen?

Ja, direkt vom Buchungsdetails-Bildschirm. Sie können auch ihren Ausweis scannen oder Daten manuell beim Check-in eingeben.

Kann ich Daten nach der Übermittlung ändern?

Nein. Einmal an die Behörde übermittelt, können Daten nicht bearbeitet werden. Falls ein Fehler vorliegt, kontaktieren Sie den Holidu-Support oder geben Sie Daten manuell direkt im Portal Ihrer Behörde ein.

Wann werden die Daten an die Behörde übermittelt?

Automatisch um 23:00 Uhr am Check-in-Tag. Gastgeber sind verantwortlich dafür, dass Daten bis zu dieser Zeit vollständig sind.

Haben Mitarbeiter Zugriff auf diese Funktion?

Nein. Nur Hauptkonten (mit Editorrechten) können Verbindungen konfigurieren. Mitarbeiter können das Formular