Mein Gast fordert eine Rechnung, was muss ich tun?

Warum muss ich eine Rechnung ausstellen?

Holidu vermittelt die Zahlung zwischen dem Gast und Ihnen, dem Gastgeber. Wir ziehen unsere Provision vor Ihrer Auszahlung ab, aber rechtlich bleiben Sie der Dienstleister und sind daher verantwortlich für die Ausstellung von Rechnungen oder Quittungen für Ihre Gäste.

Wichtige Punkte:

• Rechnungen müssen den vollständigen Betrag widerspiegeln, den der Gast bezahlt hat
• Stellen Sie Rechnungen nur nach dem Einchecken des Gastes aus, sobald die Zahlung bestätigt ist
• Lokale Steuervorschriften können unterschiedlich sein – konsultieren Sie im Zweifelsfall einen Steuerberater

Bin ich gesetzlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen?

Ja. Gastgeber sind gesetzlich verpflichtet, Gästen eine Rechnung oder Quittung für ihren Aufenthalt zur Verfügung zu stellen.

Holidu vermittelt nur die Zahlung und ist nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft, daher bleiben Sie als Gastgeber oder Immobilienverwalter vollständig verantwortlich für die Rechnungsstellung.

Für professionelle Gastgeber mit gültiger Steuernummer ist die Ausstellung einer Rechnung am Ende jedes Aufenthalts obligatorisch, unabhängig davon, ob der Gast diese speziell anfordert. Dies gewährleistet die Einhaltung lokaler Steuer- und Rechnungslegungsvorschriften.

Was ist das Gast-Rechnungstool?

Um die Dinge einfacher zu gestalten, stellt Holidu das Gast-Rechnungstool zur Verfügung, das in Ihrem Gastgeberkonto verfügbar ist. Mit diesem Tool können Gastgeber ganz einfach rechtlich konforme Rechnungen direkt über ihr Holidu-Konto erstellen.

Wichtigste Funktionen:

• Selbstbedienungs-Rechnungserstellung: Erstellen, bearbeiten und stellen Sie Rechnungen für jede bestätigte Buchung aus
• Rechtlich konform: Das Tool unterstützt die Einhaltung lokaler und EU-Steuervorschriften
• Flexibler Arbeitsablauf: Beginnen Sie mit einem Entwurf, überprüfen Sie die Details und stellen Sie aus, wenn Sie bereit sind
• Zusatzleistungen: Erstellen Sie zusätzliche Rechnungen für Add-ons wie Mahlzeiten, Transfers oder E-Bikes

Bitte beachten Sie, dass eine ausgestellte Rechnung nicht bearbeitet werden kann. Wenn Sie sich unsicher sind, wählen Sie „Speichern und Schließen", um sie als Entwurf zu speichern. Sobald Sie „Speichern und Ausstellen" wählen, wird sie endgültig und kann nicht geändert werden.

Um einen Fehler zu korrigieren, müssen Sie die Rechnung stornieren und eine neue ausstellen.

Wo finde ich das Gast-Rechnungstool?

Es gibt zwei Möglichkeiten, darauf zuzugreifen:

Option 1:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Eigenschaften verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verknüpfte aus
2. Gehen Sie zur Registerkarte „Finanzen" auf der linken Seite
3. Wählen Sie dann Gastrechnungen

Option 2:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Eigenschaften verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verknüpfte aus
2. Gehen Sie zur Registerkarte Buchung auf der linken Seite. Wählen Sie dann die Reservierung aus, für die Sie eine Rechnung erstellen möchten
3. Klicken Sie unter Meine Einnahmen auf Erstellen Sie eine Rechnung für Ihre Gäste

So konfigurieren Sie Ihre Gast-Rechnungseinstellungen

Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen professionell sind und lokale Steueranforderungen erfüllen, können Sie Ihre Details und Anzeigeeinstellungen im Bereich Einstellungen Ihres Dashboards anpassen.

Aktualisieren Sie Ihr Gast- und Geschäftsprofil

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontakt- und Rechtsinformationen korrekt sind, da diese zur Identifizierung auf der Rechnung verwendet werden.

• Gastgeberdetails: Überprüfen Sie, dass Ihr Name, Ihre E-Mail und Ihr Firmenname korrekt sind
• Adresse: Dies ist Ihre rechtliche Geschäfts- oder primäre Wohnadresse. Klicken Sie auf Bearbeiten, um Ihre Straße, Postleitzahl und Stadt zu aktualisieren

Passen Sie die Anzeigeeinstellungen der Rechnung an

Sie können genau steuern, welche Informationen Ihre Gäste auf ihren Rechnungen sehen, indem Sie die folgenden Optionen in den Rechnungseinstellungen umschalten:

• Mehrwertsteuer anzeigen: Schalten Sie dies ein, wenn Sie ein registriertes Unternehmen sind und die Mehrwertsteuer auf Rechnungen anzeigen müssen
• Fußzeilendetails: Sie können wählen, ob Sie Ihre Steuernummer, Persönliche Steuernummer oder IBAN in der Fußzeile des Dokuments anzeigen oder ausblenden möchten
• Text der rechtlichen Fußzeile: Verwenden Sie das Textfeld, um einen benutzerdefinierten „Standardwert" für Ihre rechtliche Fußzeile hinzuzufügen (z. B. eine Dankesnachricht oder ein für Ihre Region erforderlicher rechtlicher Haftungsausschluss)

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen der Rechnung

Schritt 1: Buchungsdetails auswählen

Wählen Sie die relevante Buchungs-ID und bevorzugte Sprache (Deutsch oder Englisch).

Schritt 2: Gastinformationen hinzufügen

Geben Sie die Rechnungsadresse des Gastes und die Steuernummer ein (falls zutreffend).

Schritt 3: Überprüfen und anpassen

Das System zeigt automatisch Buchungsdetails wie Daten, Immobiliennamen und Gesamtbetrag an. Sie können auch eine personalisierte Nachricht unter der rechtlichen Fußzeile hinzufügen. Die Nachricht, die Sie in der rechtlichen Fußzeile hinzufügen, wird auf der Rechnung angezeigt.

Schritt 4: Schließen Sie die Rechnung ab

• Stornieren: Verwerfen Sie den Entwurf
• Speichern und Schließen: Behalten Sie es als Entwurf zur späteren Bearbeitung
• Speichern und Ausstellen: Finalisieren Sie die Rechnung. Nach der Ausstellung kann sie nicht mehr geändert werden

Schritt 5: Herunterladen und Versenden

Die ausgestellte Rechnung kann als PDF heruntergeladen und manuell an Ihren Gast versendet werden.

Automatisieren Sie Ihren Arbeitsablauf

Unter Einstellungen zur automatischen Rechnungsnummerierung können Sie Folgendes wählen:

• Automatische Generierung aktivieren: Schalten Sie diese Option ein, um das System automatisch eine eindeutige Nummer für jede neue Rechnung zuweisen zu lassen, was Ihnen manuelle Aufzeichnungen erspart

Rechnungsstellung für Zusatzleistungen

Um Rechnungen für zusätzliche Dienstleistungen über den Aufenthalt des Gastes hinaus auszustellen, erstellen Sie zunächst die Rechnung für Aufenthalt und generieren Sie dann eine separate Zusatzrechnung für Extras.

Persönliche Steuernummer für deutsche Gastgeber

Für Gastgeber in Deutschland ist es wichtig zu beachten, dass die Persönliche Steuernummer (SteuerID/IdNr.) nicht angezeigt werden sollte (diese Informationen werden nicht automatisch auf alle Rechnungen übertragen, aber das Feld bleibt leer). Die korrekte Nummer ist stattdessen die Steuernummer.

So können Sie die Steuernummer konfigurieren, damit sie auf allen Rechnungen angezeigt wird:

1. Gehen Sie zu Einstellungen unter Rechnungen im Gast-Rechnungstool
2. Suchen Sie das Feld Steuernummer
3. Klicken Sie auf Bearbeiten
4. Geben Sie die gültige Steuernummer manuell ein
5. Speichern Sie die Einstellungen

Nach dem Speichern wird diese Nummer standardmäßig auf dem Rechnungsformular angezeigt.

Wichtige Erinnerungen

• Stellen Sie immer Rechnungen für den vollständigen Betrag aus, den der Gast bezahlt hat
• Stellen Sie nur nach dem Auschecken aus
• Die Holidu-Provision wird vor der Auszahlung abgezogen, muss aber dennoch im Gesamtbetrag erscheinen
• Wenn eine Buchung storniert wird, können Gäste eine Stornierungsrechnung anfordern
• Holidu stellt das Tool zur Verfügung, aber Sie bleiben der offizielle Aussteller aller Rechnungen

Häufig gestellte Fragen

F: Bin ich gesetzlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen?
A: Ja. In den meisten Ländern sind Sie es. Holidu erhebt nur die Zahlung, die Rechnungsstellung ist Ihre Verantwortung.

F: Kann ich Extras wie Lebensmittel oder E-Bikes einbeziehen?
A: Ja! Verwenden Sie die Option „Zusatzrechnung".

F: Was ist, wenn ich einen Fehler mache?
A: Sie können die Rechnung stornieren und eine neue ausstellen. Nach der Ausstellung kann sie nicht mehr bearbeitet werden.

F: Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung?
A: Eine Rechnung ist erforderlich, um Zahlungen nachzuverfolgen und ist rechtlich bindend. Eine Quittung ist ein einfacher Zahlungsnachweis. Holidu empfiehlt die Ausstellung einer vollständigen Rechnung für alle Transaktionen.