Mein Gast fordert eine Rechnung, was muss ich tun?

Wenn ein Gast eine Rechnung oder einen Beleg anfordert, sind Sie als Gastgeber dafür verantwortlich, diese bereitzustellen.

Holidu kann keine Rechnungen an Gäste ausstellen, da wir nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft sind. Wir stellen Ihnen (dem Gastgeber oder Immobilienverwalter) nur Provisionsrechnungen aus.

Warum muss ich eine Rechnung ausstellen?

Holidu vermittelt die Zahlung zwischen dem Gast und Ihnen als Gastgeber.

Wir ziehen unsere Provision vor Ihrer Auszahlung ab, aber rechtlich bleiben Sie der Dienstleistungsanbieter und sind daher für die Ausstellung von Rechnungen oder Belegen an Ihre Gäste verantwortlich.

Wichtig:

• Rechnungen müssen den vollständigen Betrag widerspiegeln, den der Gast gezahlt hat.
• Stellen Sie Rechnungen nur nach dem Auschecken des Gastes aus.
• Lokale Steuervorschriften können unterschiedlich sein – erkundigen Sie sich bei Ihrem Steuerberater, wenn Sie unsicher sind.

Bin ich gesetzlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen?

Ja. Gastgeber sind gesetzlich verpflichtet, Gäste mit einer Rechnung oder einem Beleg für ihren Aufenthalt zu versehen.

Holidu ermöglicht lediglich die Zahlung und ist nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft. Das bedeutet, Sie als Gastgeber oder Immobilienverwalter bleiben vollständig dafür verantwortlich, Rechnungen auszustellen.

Für professionelle Gastgeber mit gültiger Steuernummer ist die Ausstellung einer Rechnung nach jedem Aufenthalt obligatorisch, unabhängig davon, ob der Gast diese speziell anfordert. Dies unterstützt die Einhaltung lokaler Steuer- und Buchhaltungsvorschriften.

Hinweis für Immobilien auf den Kanarischen Inseln:
Die Kanarischen Inseln wenden nicht die spanische Mehrwertsteuer des Festlandes (IVA) an. Stattdessen gilt die lokale indirekte Steuer IGIC. Rechnungen für Immobilien auf den Kanarischen Inseln sollten keine IVA enthalten, sondern den IGIC-Regeln entsprechen.

Was ist das Gastkalkulations-Tool?

Um es Ihnen leichter zu machen, stellt Holidu das Gastkalkulations-Tool bereit, das in Ihrem Gastgeberkonto verfügbar ist. Das Tool hilft Gastgebern, rechtlich konform Rechnungen direkt über ihr Holidu-Konto zu erstellen.

Hauptmerkmale

• Selbstbedienungs-Rechnungserstellung: Erstellen, bearbeiten und stellen Sie Rechnungen für jede bestätigte Buchung aus.
• Rechtlich konform: Unterstützt die Einhaltung lokaler und EU-Steuervorschriften.
• Flexibler Arbeitsablauf: Beginnen Sie mit einem Entwurf, überprüfen Sie Details und stellen Sie ihn aus, wenn Sie bereit sind.
• Zusatzleistungen: Erstellen Sie zusätzliche Rechnungen für Add-ons wie Mahlzeiten, Transfers oder E-Bikes.

Bitte beachten Sie: Sobald eine Rechnung ausgestellt wird, kann sie nicht mehr bearbeitet oder geändert werden. Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie „Speichern und schließen", um sie als Entwurf zu behalten. Sobald Sie „Speichern und ausstellen" wählen, wird sie endgültig und nicht mehr veränderbar.

Um einen Fehler zu korrigieren, müssen Sie die Rechnung stornieren und eine neue ausstellen.

Wo finde ich das Gastkalkulations-Tool?

Es gibt zwei Möglichkeiten, um darauf zuzugreifen:

Option 1:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, wählen Sie diejenige aus, die mit der Buchung verknüpft ist.
2. Gehen Sie auf die Registerkarte „Finanzen" auf der linken Seite.
3. Wählen Sie dann Gastkalkulation.

Option 2:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, wählen Sie diejenige aus, die mit der Buchung verknüpft ist.
2. Gehen Sie auf die Registerkarte „Buchung" auf der linken Seite. Wählen Sie dann die Buchung aus, für die Sie eine Rechnung erstellen möchten.
3. Klicken Sie unter „Meine Einnahmen" auf „Eine Rechnung für Ihre Gäste erstellen".

Wie konfiguriere ich meine Gastkalkulations-Einstellungen?

Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen professionell wirken und lokale Steuervorschriften erfüllen, können Sie Ihre Details und Anzeigeeinstellungen im Bereich Einstellungen Ihres Dashboards anpassen.

Aktualisieren Sie Ihr Gastgeber- und Geschäftsprofil

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontakt- und Rechtsinformationen aktuell sind, da diese zur Identifizierung auf der Rechnung verwendet werden.

• Gastgeberdetails: Überprüfen Sie, dass Ihr Name, Ihre E-Mail und Ihr Unternehmensname korrekt sind.
• Adresse: Dies ist Ihre rechtliche Geschäfts- oder primäre Wohnadresse. Klicken Sie auf Bearbeiten, um Ihre Straße, Postleitzahl und Stadt zu aktualisieren.

Passen Sie die Anzeigeeinstellungen der Rechnung an

Sie können genau kontrollieren, welche Informationen Ihre Gäste auf ihren Rechnungen sehen, indem Sie die folgenden Optionen in Rechnungseinstellungen ein- oder ausschalten:

• Mehrwertsteuer anzeigen: Aktivieren Sie dies, wenn Sie ein registriertes Unternehmen sind und die Mehrwertsteuer auf Rechnungen anzeigen müssen.
• Fußzeilendetails: Sie können wählen, ob Sie Ihre Umsatzsteuer-ID, persönliche Steuer-ID oder IBAN in der Fußzeile des Dokuments anzeigen oder ausblenden möchten.
• Gesetzlicher Fußzeilentext: Verwenden Sie das Textfeld, um einen benutzerdefinierten „Standardwert" für Ihre gesetzliche Fußzeile hinzuzufügen (z. B. eine Dankesnachricht oder ein spezieller rechtlicher Hinweis, der in Ihrer Region erforderlich ist).

Schritt für Schritt: Erstellen Sie die Rechnung

1. Wählen Sie Buchungsdetails aus: Wählen Sie die entsprechende Buchungs-ID und die bevorzugte Sprache aus (Deutsch oder Englisch).

2. Gastinformationen hinzufügen: Geben Sie die Rechnungsadresse des Gastes und ggf. dessen Umsatzsteuer-ID ein.

3. Überprüfen und anpassen: Das System zeigt Buchungsdetails wie Daten, Immobilinenname und Gesamtbetrag automatisch an. Sie können auch eine personalisierte Nachricht unter der Gesetzliche Fußzeile hinzufügen. Die in der Gesetzliche Fußzeile hinzugefügte Nachricht wird auf der Rechnung angezeigt.

4. Finalisieren Sie die Rechnung:

1. Stornieren: Verwerfen Sie den Entwurf.
2. Speichern und schließen: Behalten Sie ihn als Entwurf für spätere Bearbeitungen.
3. Speichern und ausstellen: Finalisieren Sie die Rechnung. Sobald ausgestellt, kann sie nicht mehr geändert werden.

5. Herunterladen und versenden:
Die ausgestellte Rechnung kann als PDF heruntergeladen und manuell an Ihren Gast versandt werden.

Automatisieren Sie Ihren Arbeitsablauf

Unter Einstellungen für automatische Rechnungsnummern können Sie wählen, ob Sie:

• Automatische Generierung aktivieren: Aktivieren Sie dies, damit das System automatisch eine eindeutige Nummer für jede neue Rechnung zuweist und Ihnen manuelle Aufzeichnungen sparen.

Rechnungsstellung für Zusatzleistungen

Um Zusatzleistungen über den Aufenthalt des Gastes hinaus abzurechnen, erstellen Sie zuerst die Rechnung für den Aufenthalt und generieren Sie dann eine separate Zusatzrechnung für Extras.

Persönliche Steuer-ID für deutsche Gastgeber

Für Gastgeber in Deutschland sollte die persönliche Steuer-ID (SteuerID/IdNr.) nicht angezeigt werden (diese Information wird nicht automatisch in alle Rechnungen übertragen, das Feld bleibt leer). Die korrekte Nummer, die verwendet werden sollte, ist die Steuernummer.

So konfigurieren Sie die Steuernummer, damit alle Rechnungen sie enthalten:

1. Gehen Sie zu Einstellungen unter Rechnungen im Gastkalkulations-Tool.
2. Suchen Sie das Feld Steuernummer.
3. Klicken Sie auf Bearbeiten.
4. Geben Sie die gültige Steuernummer manuell ein.
5. Speichern Sie die Einstellungen.

Nach dem Speichern erscheint diese Nummer standardmäßig im Rechnungsformular.

Wichtige Erinnerungen

• Stellen Sie immer Rechnungen für den vollständigen Betrag aus, den der Gast gezahlt hat.
• Stellen Sie diese nur nach dem Auschecken aus.
• Holidu's Provision wird vor der Auszahlung abgezogen, muss aber immer noch im Gesamtbetrag enthalten sein.
• Wenn eine Buchung storniert wird, können Gäste eine Stornierungsrechnung anfordern.
• Holidu stellt das Tool bereit, aber Sie bleiben der offizielle Aussteller aller Rechnungen.

Verwenden des Gastkalkulations-Tools als privater Gastgeber

Sie müssen kein registriertes Unternehmen sein, um das Gastkalkulations-Tool zu nutzen. Wenn Sie Ihre Immobilie als privater Gastgeber vermieten, steht Ihnen das Tool auch zur Verfügung – und es kann das Erstellen von Rechnungen oder Belegen für Ihre Gäste erheblich vereinfachen.

Worauf Sie als privater Gastgeber achten sollten

• Das Tool ist optional. Es beste