Die automatisierte Gästekommunikation ist ein wichtiges Feature von Holidu, das dazu beiträgt, das Buchungserlebnis für Ihre Gäste zu verbessern. Mit automatisierten Nachrichten können Sie Ihre Gäste zu den richtigen Momenten informieren – vom Buchungszeitpunkt bis nach ihrer Abreise – ohne dabei Zeit mit wiederholten manuellen Nachrichtentemplates zu verschwenden.

Wie funktioniert die automatisierte Gästekommunikation?

Das System sendet vordefinierte Nachrichten basierend auf bestimmten Auslösern während der Buchungsreise Ihres Gastes. Diese Nachrichten werden automatisch versenandt, sobald der entsprechende Trigger aktiviert wird. Sie können die Templates jederzeit aktivieren, deaktivieren oder anpassen.

Die automatisierten Nachrichtentypen

Phase 1: Vor der Ankunft (Pre-Arrival)

Willkommensnachricht (1 Tag nach Buchung)

Holidu versendet direkt eine transaktionale Buchungsbestätigung. Dieses Template ist Ihre persönliche Nachverfolgung – eine Einführung und ein Signal für Ihre Verfügbarkeit.

Vorkontakt-Erinnerung (3 Tage vor Check-in)

Diese Nachricht enthält die wichtigsten Informationen zur Ankunft: Adresse, Ankunftszeiten und Schlüsselübergabe. Sie ergänzt die Standard-Erinnerung von Holidu um Ihre spezifischen Informationen wie Parkdetails und aktuelle Notizen zur Unterkunft.

Phase 2: Ankunft und Aufenthalt (Arrival & Stay)

Check-in-Nachricht + Lokaler Reiseführer (Ankunftstag – Morgens)

Diese Nachricht kombiniert zwei Touchpoints in einer Mitteilung. Sie enthält WiFi-Zugangsdaten und eine persönliche Willkommensbotschaft zusammen mit Empfehlungen für lokale Sehenswürdigkeiten und Aktivitäten.

Komfort-Check (1 Tag nach Check-in)

Eine Nachricht, die sicherstellt, dass alles wie erwartet läuft und Ihr Gast zufrieden mit der Unterkunft ist.

Phase 3: Abreise (Departure)

Check-out-Erinnerung (Abend vor Abreise)

Diese Nachricht informiert Ihren Gast über die Check-out-Zeit, die Schlüsselrückgabe und grundlegende Anweisungen zur Abreise.

Dankesnachricht und Bewertungserinnerung (1 Tag nach Check-out)

Nach der Abreise erhalten Ihre Gäste eine Dankesnachricht und werden eingeladen, eine Bewertung zu hinterlassen.

Rückkehrer-Promotion (150 Tage nach Check-out)

Diese Nachricht wird an Gäste versendet, die bereits bei Ihnen übernachtet haben, um sie zu ermutigen, direkt bei Ihnen zu buchen statt über Buchungsplattformen.

Aktivierung und Verwaltung

Alle Templates bleiben inaktiv, bis Sie diese manuell aktivieren. Sobald ein Template aktiv ist, werden automatische Nachrichten für alle zugewiesenen Unterkünfte versendet. Sie können Templates jederzeit aktivieren, deaktivieren oder bearbeiten – Änderungen betreffen nur zukünftige, noch nicht versendete Nachrichten.

Wichtige Hinweise

Manuelle Blockierungen im Kalender lösen keine Chat-Konversation aus. Wenn Sie jedoch manuell eine Buchung zum Kalender hinzufügen, wird dennoch eine automatische Nachricht versendet – vorausgesetzt, die E-Mail-Adresse des Gastes ist in den Buchungsdetails enthalten.

Die automatisierte Gästekommunikation hilft Ihnen, Zeit zu sparen und gleichzeitig eine professionelle und konsistente Kommunikation mit Ihren Gästen zu wahren. Dies führt zu zufriedeneren Gästen, besseren Bewertungen und letztendlich zu mehr direkten Buchungen.