Was soll ich tun, wenn ich meinen Gast nicht erreichen kann?

Es ist wichtig, vor der Ankunft Ihrer Gäste Kontakt mit ihnen aufzunehmen, um die Check-in-Zeit zu bestätigen und alle notwendigen Informationen auszutauschen. Falls Sie einen Gast nicht erreichen können, erklären wir Ihnen hier, welche Schritte Sie unternehmen sollten und wie Sie die verschiedenen Kommunikationskanäle nutzen können.

Nutzen Sie die Gast-Nachrichten-Funktion

Die Gast-Nachrichten-Funktion von Holidu ist das zuverlässigste Mittel, um Ihre Gäste zu kontaktieren. Diese Funktion bringt alle Ihre Gastkommunikationen an einem Ort zusammen – unabhängig davon, ob die Buchung von Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo oder Ihrer eigenen Website stammt.

So greifen Sie auf die Gast-Nachrichten zu:

• Gehen Sie zu Nachrichten → Posteingang im Navigationsmenü, um alle Ihre Gespräche zu sehen.
• Oder öffnen Sie eine bestimmte Buchung im Tab Buchungen und klicken Sie auf den Nachrichten-Link in der Buchungsdetailansicht, um direkt zum Gespräch des Gastes zu gelangen.

KI-Assistent zur Unterstützung

Ein KI-Assistent ist kostenlos für Sie verfügbar und beantwortet automatisch häufige Fragen von Gästen – zu Check-in, Ausstattung, Anfahrtsbeschreibungen und mehr. Nachrichten werden automatisch zwischen Ihrer Sprache und der Sprache des Gastes übersetzt, sodass Sprachenbarrieren nie ein Problem sind. Sie können jederzeit die Kontrolle über ein Gespräch übernehmen oder den KI-Assistenten deaktivieren, wenn Sie Nachrichten selbst bearbeiten möchten.

Gastkontaktdaten nach Buchungskanal

Die Gast-Nachrichten-Funktion funktioniert über alle Kanäle hinweg. Allerdings können je nach Buchungsquelle zusätzliche Kontaktdaten (Telefon, persönliche E-Mail) sichtbar oder verborgen sein:

Buchungskanal	Telefon/E-Mail sichtbar?
Holidu & direkte Buchungen	Ja, standardmäßig
Airbnb	Möglicherweise verborgen
Booking.com	Möglicherweise verborgen
Vrbo	Möglicherweise verborgen

Bei Buchungen über Airbnb, Booking.com und Vrbo wird die persönliche E-Mail des Gastes von diesen Plattformen datenschutzrechtlich geschützt. Die persönliche E-Mail des Gastes wird nur sichtbar, wenn dieser das Ankunftsformular von Holidu ausfüllt.

Hinweis für neue Gastgeber

Wenn Sie noch keinen erfolgreichen Check-in durchgeführt haben, werden die Gastkontaktdaten bis 2 Tage vor dem Check-in verborgen. Nach Ihrem ersten erfolgreichen Check-in wird diese Einschränkung für alle zukünftigen Buchungen aufgehoben.

Was tun, wenn Sie den Gast nicht erreichen können?

Probieren Sie diese Methoden der Reihe nach:

1. Gast-Nachrichten (Nachrichten → Posteingang) – immer der beste erste Schritt, unabhängig vom Buchungskanal.
2. WhatsApp – senden Sie eine kurze, höfliche Nachricht.
3. Telefonanruf – wenn Sie auf WhatsApp keine Antwort erhalten.
4. E-Mail – folgen Sie nach, wenn diese verfügbar ist.

Tipps für Ihre Nachricht

Halten Sie Ihre Nachricht freundlich und prägnant. Beispielformulierung:

"Hallo [Gastname], dies ist [Ihr Name] vom [Unterkunftsname]. Ich wollte nur Ihre Ankunftszeit bestätigen. Bitte geben Sie mir gerne Bescheid, wenn Sie Zeit haben. Ich freue mich, Sie willkommen zu heißen!"

Bei fortgesetztem Kontaktproblem

Falls der Check-in in den nächsten 7 Tagen stattfindet und Sie über alle Kanäle keine Antwort erhalten haben, kontaktieren Sie unser Support-Team über den Holidu-Assistent. Unser Team kann die Buchungsdaten überprüfen und den Gast wenn nötig über den ursprünglichen Buchungskanal kontaktieren.

Best Practices zur Vermeidung von Kommunikationslücken

1. Kontaktieren Sie Gäste frühzeitig über die Gast-Nachrichten-Funktion. Eine freundliche Willkommensnachricht einige Tage vor der Ankunft schafft eine positive Grundlage und bestätigt wichtige Details – der KI-Assistent kann Follow-up-Fragen automatisch beantworten.
2. Senden Sie klare Ankunftsinstruktionen im Voraus. Stellen Sie sicher, dass Gäste die Check-in-Zeit, den Standort und die Zugangsdetails kennen.
3. Nutzen Sie automatisierte Nachrichten. Automatisierte Nachrichten funktionieren zusammen mit der Gast-Nachrichten-Funktion – wenn Gäste auf eine geplante Nachricht antworten, kann der KI-Assistent das Gespräch fortsetzen.
4. Ermöglichen Sie Self-Check-in, wenn möglich. Dies vermeidet Stress in letzter Minute, falls die Kommunikation verzögert ist.
5. Bitten Sie Gäste, die Ankunftszeit 2–3 Tage im Voraus zu bestätigen. Eine kurze Nachricht hält alle auf dem gleichen Stand.

Zusätzliche Unterstützung

Holidu ist nicht verpflichtet, persönliche Informationen von Gästen in Ihrem Namen zu sammeln. Falls Sie diese Daten für Registrierungszwecke benötigen, kontaktieren Sie die Gäste bitte direkt. Unser Support-Team steht Ihnen 7 Tage die Woche zur Verfügung, wenn Sie Hilfe benötigen. Sie können uns gerne über das Kontaktformular erreichen.